IV - Structuration des informations.

• Avant de parler des informations proprement dites, il est important de penser en terme de flux. Comment je les obtiens, comment je les partage, comment je les pérennise.
• Les informations sont-elles faciles à obtenir, faciles à consulter et faciles à partager ?
• La rapidité d'accès à l'information est primordiale dans un environnement avec des paramètres nombreux et complexes (à cause de la loi des 7 +/- 2 objets.)
• Est-ce que j'utilise le bon outil pour structurer cette information ? Le choix de l'outil, s'il peut sembler trivial de prime abord, nécessite un véritable processus de réflexion.
• Les logiciels 'tout faits' sont souvent utilisés pour des processus qu'ils ne gèrent pas correctement.
• Les outils et méthodes maisons (par manque de temps et d'argent) ont tendance à ne pas prendre en compte la complexité de la situation.

Les environnements professionnels sont de plus en plus complexes et de plus en concurrentiels. Le flux d'information est de plus en plus importants. Les variables dont il faut tenir compte augmentent, grâce à l'informatique notamment, de manière exponentielle. Le miracle de l'informatique permet d'archiver de plus en plus de données et des données de plus en plus diverses et complexes. Dès lors, les choix sont de plus en plus cornéliens. Est-ce que je garde cette information ? Vais-je l'utiliser ? Ou la classer ? On entend partout l'adage lieux commun « trop d'information tue l'information ». Pourtant ce n'est pas forcément vrai : il y a 32 millions d'abonnées au téléphone fixe en France et tout le monde s'accorde à dire qu'il est facile de trouver un numéro de téléphone (parmi les 32 millions), que ce soit par téléphone, minitel, gsm, internet. Ce n'est donc pas la masse d'informations qui rend difficile de s'y retrouver mais bien autre chose alors.

L'important est de savoir comment je classe cette information et quels moyens j'utilise pour la rechercher. Prenons l'exemple d'une petite entreprise avec une secrétaire (on dit assistante maintenant). Cette charmante personne gère les courriers, les dactylographie (sur traitement de texte), les corrige, les classe, les envoie. Elle s'occupe aussi des dossiers clients, carnet d'adresse, et des dossiers de présentation. Tout marche parfaitement sans que l'on ait la question à se poser du comment fait elle. Lorsqu'elle est en vacances, est-il facile de retrouver un courrier ? Ce dossier de présentation était-ce un fichier Word ? Un fichier Excell ? Une présentation Power Point ? Un état Acces ? Est-ce classé dans un dossier client ? Un dossier par thème ? Une disquette ? Un CD ? Comment le retrouver parmi tous les fichiers de sa machine. (Pour information un pc de base travaillant peu possède plus de 40000 fichiers, beaucoup de ces fichiers sont des fichiers système, des fichiers de configuration, des fichiers de préférence utilisateur, des modèles de bases des application, etc.) Comment retrouver cette « feuille » où on donnait la répartition par essence de la parcelle 35a, (on la donnait en exemple dans un dossier.) Si je dois enregistrer des documents en son absence, ou puis-je le mettre pour qu'elle soit en mesure de les retrouver dans six mois.

Devant ces choix difficiles, il peut arriver que de mauvaises décisions soient prises. L'utilisation de logiciels de manière inadéquate (Excell n'est pas une base de donnée et s'en servir pour classer une liste d'acheteur (je n'ose même pas aborder des notions comme types de peuplement et surfaces de parcelle) est une mauvaise idée : il n'est pas possible de faire des tris multiples complexes, son modèle objet ne permet pas de gérer des données (il n'a pas été fait pour cela) mais de faire des calculs. On n'additionne pas des numéros de téléphone hormis pour trouver la prochaine grille gagnante du loto. On ne fait pas de courbe de régression sur les surfaces des parcelles sauf à vouloir expérimenter une nouvelle approche dans l'art divinatoire des taux de rentabilité à terme échus).

Nombres sont ceux qui résolvent rapidement ces problèmes de structuration d'information avec des outils standards fait pour autre chose, ou en faisant développer des outils maison sans se soucier de l'intégration totale avec l'existant. Ainsi, il est préjudiciable de devoir ressaisir le résultat d'un martelage issu d'un matériel terrain pour en faire le cubage, puis de ressaisir ce cubage dans un autre logiciel pour éditer l'affiche de coupe, de le ressaisir ensuite pour le courrier au propriétaire qui propose le prix de retrait, et de le ressaisir pour éditer la facture de vente à l'acheteur. En définitif, vous possédez le fichier (difficile à utiliser) du matériel terrain qui possède l'ensemble des tiges mais pas forcément le cubage par pied (et encore moins l'estimation de prix); un fichier du cubage récapitulatif par essence mais pas forcément le détail par tige; l'affiche de coupe qui ne donne ni le résultat par diamètre et hauteur, ni l'estimation et le prix de retrait; le courrier du propriétaire avec le prix de retrait mais pas le prix de vente; la facture avec le cube global et le prix de vente mais rien d'autre.Votre information est répartie sur 4, 5 ou 6 fichiers avec des formats différents, accessible avec des logiciels différents. Si on multiplie cet exemple par le nombre de processus que vous utilisez dans votre vie professionnelle, cela fait beaucoup de fichiers, beaucoup de format et surtout des informations dupliquées et morcelées.

C'est là l'écueil majeur d'une informatique mal réfléchie. Bien entendu, on arrive à fonctionner comme cela, bien entendu, on retrouve plus ou moins les informations avec un peu de temps et un minimum d'organisation, bien entendu de nombreuses personnes travaillent de cette manière et le monde ne s'est pas arrêté de tourner. Pourtant, si pour une raison ou pour un autre, il apparaît que le nombre de tiges du martelage n'est pas juste (arbres 'oubliés' ou ne faisant pas partie de la parcelle mise en coupe), votre conscience professionnelle va vous faire modifier l'affiche de coupe pour refléter cette correction, mais allez vous modifier TOUS les fichiers concernés ? Perte de temps ? Si vous ne le faites pas, vous aurez sur votre machine la même information (la vente d'un martelage d'une parcelle) morcelée en plusieurs fichiers qui ne seront pas au même niveau de mise à jour. Il faudra donc être vigilant lors de sa réutilisation dans le futur.

La loi des 7± 2 objets édicte que dans la mémoire de travail (la mémoire que nous utilisons lorsque nous faisons quelque chose), il ne peut y avoir (selon les personnes) qu'entre 5 et 9 objets. Ainsi il est facile de lire un numéro de téléphone sous la forme 03.44.85.76.60, changer de pièce ou tourner la feuille puis de le composer. En revanche, il est quasiment impossible de faire la même opération avec 0.3.4.4.8.5.7.6.6.0. De plus cette mémoire de travail est assez volatile. Il est difficile de retenir ce numéro de téléphone composé de 5 nombres, si avant de le composer, nous devons répondre à une question, même simple : ou as tu enregistré le courrier de Madame Machine ?

Les implications de cet état de fait (outre la nécessité d'apprendre les numéros de téléphone par groupe de 2 chiffres), conjuguées avec l'éparpillement des informations dans de nombreux logiciels et de nombreux formats rend difficile et laborieuse la prise de décision dans des situations complexes. Prenons un exemple en le caricaturant un peu : nous décidons de faire une intervention sylvicole sur un peuplement. Cela peut dépendre de nombreux facteurs : le peuplement de la parcelle, son taux de croissance, la nature du sol, le climat, les interventions précédentes, le taux de rentabilité de la parcelle (recette présente et/ou à venir), l'incidence de ces travaux sur les recettes futures, le classement administratif de la parcelle (loi serot, subvention, psg, Natura 2000), le budget général pour l'année en cours, les résultat des dernières ventes de bois, l'état des appels d'offres de travaux, l'état du marché du bois, aujourd'hui et dans 5 ans.

Imaginons maintenant que nous devons échelonner sur 5 ans des travaux sur 25 parcelles parmi 57, en tenant compte des recettes à venir sur l'ensemble des parcelles. Sommes nous certains de faire les meilleurs choix, au vue des données dont nous disposons aujourd'hui ? Comment synthétiser rapidement et avec fiabilité les informations provenant de nos fichiers Word, Excell, Acess, les mails du propriétaire, les analyses des dernière ventes CNIEFEB, les dernières factures des entrepreneurs qui travaillent dans la région, les observations des gardes et des chasseurs ? Le résultat de notre capacité à tenir compte de tous ces facteurs influence directement le résultat réel (recettes globales annuelles). Meilleure sera notre gestion de l'information, meilleure sera notre résultat (et donc indirectement notre capacité professionnelle).

Certes cet exemple est poussé un peu à l'extrême. Certes, il n'existe pas à ce jour (cela se saurait) de panacée universelle ni de solution miracle. Je ne cherche pas dire que tout est mauvais, que rien ne marche et encore moins « hors de moi point de salut ». Je ne désire que lever un peu le voile sur les questions qu'il n'est pas inutile de se poser. Certains d'entre vous attendaient une réponse rassurante ou un mode d'emploi à suivre pas à pas (ou à ne pas suivre). Un « ce n'est pas simple, mais il suffit..... ». Désolé de vous décevoir.

Il faut à chaque fois se poser les même question : est-ce que je peux classer sans équivoque cette information ? Est-ce que je peux la retrouver facilement ? Si j'en ai besoin dans 10 ans, pourrais-je la retrouver, l'utiliser et la mettre à jour ?